Сроки и порядок хранения бухгалтерских документов в организации, сдача в архив и ответственность

Сроки и порядок хранения бухгалтерских документов в организации, сдача в архив и ответственность

Каждый бухгалтер понимает, насколько важно хранить ценные документы в организации. На основе данных, содержащихся в них, формируется бухучет, составляется бухгалтерская отчетность. Сроки хранения бухгалтерской документации установлены на законодательном уровне. Ее утеря влечет за собой административную ответственность.

Рассмотрим сроки и порядок хранения бухгалтерских документов, а также узнаем, когда их можно сдать в архив или уничтожить, и что грозит юридическим и физическим лицам в случае пропажи бумаг.

Виды бухгалтерских документов

Все бухгалтерские документы можно разделить на две большие группы:

Под первичными понимают учетные документы, которые организация использует для оформления произошедших хозяйственных событий (п. 1 ст. 9 ФЗ-402 от 06.12.2011). Обязательный список их реквизитов указан в следующем пункте действующего закона.

Примеры первичных учетных документов:

  • товарная накладная;
  • акт сдачи-приемки;
  • расчетно-платежные ведомости;
  • приходной кассовый ордер и другие.

Вторичные бумаги оформляются на основе первичных. К ним относятся накопительные ведомости, отчеты сотрудников, на которых возложена материальная ответственность, и прочее. Они хранятся вместе с первичной документацией.

Сроки хранения

Период хранения первичных учетных документов, финансовой отчетности и аудиторских заключений о ней устанавливается, согласно правилам предприятия или организации. Но он не должен быть меньше 5 лет.

Средства с электронными документами, ключами для создания и проверки ЭЦП хранятся также не менее 5 лет, как и бумажные носители данных.

В пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ речь идет о том, что сохранность налогового и бухгалтерского учета, а также других видов официальных бумаг, использующихся для уплаты и расчета налогов, обеспечивается в течение, как минимум, 4 лет. В своем письме N 03-02-08/16273 от 23 марта 2016 года Минфин РФ утверждает, что такой срок соответствует периоду, за который возможна выездная проверка налоговыми органами.

В главе 2 п. 4.1 Приказа Минкультуры № 558 от 25 августа 2010 года установлен перечень бухгалтерских бумаг, формирующихся в результате деятельности организаций, с указанием срока хранения. Часть информации в качестве примера представим в виде таблицы.

Форма документации Период хранения
Годовая отчетность по финансам Постоянно
Квартальная отчетность по финансам 5 лет
Передаточные акты Бессрочно
Протоколы, акты и заключения об утверждении бюджетной отчетности Постоянно
Аналитические ведомости к годовой бухгалтерской отчетности 5 лет
Договор по залогу имущества 10 лет (с момента истечения его действия)
Предписания, иски о порядке конфискации имущества у незаконного владельца 15 лет (с момента вынесения судебного решения)
Ведомости на выдачу дивидендов 75 лет
Описи ликвидационных комиссий Постоянно

Начальная дата отсчета срока сбережения — 1 января года, следующего за периодом завершения делопроизводства.

Действия при ликвидации организации

Прекращение работы предприятия не предполагает уничтожение его документов. При отсутствии договора с архивной службой РФ место сбережения ценных бумаг определяет председатель ликвидационной комиссии. При банкротстве организации его функции выполняет конкурсный управляющий. Уничтожать бумаги до истечения периода хранения запрещено . Их принимает ликвидатор или управляющий. По завершении периода, предусмотренного законом, они передаются в архив или уничтожаются.

Как показывает практика, в большинстве случаев специальный договор между коммерческой организацией и архивной службой отсутствует. Поэтому последняя вправе принять на сохранение только документы по личному составу сотрудников.

Порядок хранения

До момента передачи в архив бумаги хранятся в специальных помещениях либо закрывающихся шкафах в бухгалтерском отделе организации. Ответственность за их сохранность возложена на уполномоченные лица, назначенные главным бухгалтером.

Если первичные документы оформлены вручную, они складываются в хронологическом порядке, а также сопровождаются справкой из архива. Вместе размещают бумаги за один месяц, принадлежащие к определенному учетному регистру. Авансовые отчеты, банковские выписки, кассовые ордера скрепляются между собой. Для других видов бумаг допускается хранение в непереплетенном виде, но они должны быть подшиты в папках, чтобы избежать утери.

Передачу документации в архив осуществляет главный бухгалтер. При обнаружении пропажи руководителем организации назначается специальная комиссия, которая проводит расследования. При необходимости в процесс вовлекаются следственные органы, государственный пожарный надзор и охрана. По результатам проведенных расследований составляется акт. Его утверждает руководитель предприятия, а копию отправляют в уполномоченные органы.

Сдача в архив

В специализированное учреждение передают только документы, имеющие минимальный срок хранения 10 лет. Остальные бумаги уничтожаются по завершении периода, предусмотренного законодательством.

При передаче документации в архив необходимо выполнить ряд важных действий:

  • составить описи;
  • пронумеровать страницы и сшить дело;
  • оформить обложку.

Закон не запрещает передавать документацию в архив до истечения срока хранения, но это допустимо только после их проверки контролирующими органами. При уничтожении бумаг обязательно присутствует комиссия.

Ответственность

При утере документов лицо, отвечающее за их хранение, несет административную ответственность. Ему грозит наказание в виде штрафов (ст. 13.25 КоАП):

  • от 200000 до 300000 для юридических лиц;
  • от 2500 до 5000 для физических лиц.

Наказание для страховщиков оценивается в виде штрафов размерами 20—30 тысяч рублей для должностных и 100—200 тысяч рублей для юридических лиц.

Кредитный кооператив наказывают суммами 5—10 тысяч рублей для должностных и 30—50 тысяч рублей для юридических лиц.

Сроки хранения документов

Сроки хранения каждого вида документов определены Перечнем: 1 год, 5 лет, 75 лет, постоянно, до минования надобности, до замены новым (новыми). Большинство документов должны храниться 5 лет, ряд документов (годовые отчеты, документы о переоценке основных средств, паспорта сделок и др.) — постоянно. Срок хранения лицевых счетов работников — 75 лет.

Отметки «до минования надобности» и «до замены новым (новыми)» означают, что эти документы имеют только практическое значение. По некоторым из этих документов срок хранения определяется самой организацией (но не может быть менее одного года), по другим — не менее 5 лет.

Для большинства документов исчисление срока их хранения производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. По некоторым документам исчисление срока хранения, названного в графе 3 Перечня, осуществляется с определенного момента, указанного в графе «Примечание»: например, по договорам о материальной ответственности — 5 лет после увольнения материально ответственного лица, сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах — 5 лет после снятия с учета и т.д.

В статье 22 Закона № 125-ФЗ указаны сроки временного хранения отдельных видов архивных документов, включаемых в состав Архивного фонда Российской Федерации, отсутствующих в Перечне (проектной документации по капитальному строительству — 20 лет, технологической и конструкторской документации -20 лет, научной документации — 15 лет, кино- и фотодокументов — 5 лет и др.).

Документы постоянного срока хранения обычно хранятся в организации до ее ликвидации.

Примечания, приведенные в Перечне, комментируют и уточняют сроки хранения отдельных документов.

Например, примечание «При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения» конкретизирует сроки хранения учетных регистров, документов об инвентаризации имущества и др.

На базе Перечня крупная организация, имеющая филиалы и составляющая специфические документы, не отраженные в Перечне, составляет, как правило, собственный перечень документов.

В небольших и средних организациях целесообразно использовать типовой Перечень.

Порядок хранения документов

Согласно статьей 13 Закона № 125-ФЗ организации вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности документов.

Статья 15 вышеуказанного Закона № 125-ФЗ отмечает, что организации «обязаны обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов».

В Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете говорится, что документы текущего отчетного периода «должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером» (п. 6.2. Положения). В установленные самой организацией сроки первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская отчетность подлежат передаче в архив организации.

Обработанные первичные документы текущего месяца должны комплектоваться в хронологическом порядке по признаку отношения к определенному учетному регистру и сопровождаться справкой для архива.

В соответствии с пунктом 6.4. Положения «Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка, с относящимися к ним документами, должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены».

Сохранность документов, учетных регистров, бухгалтерской отчетности, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер.

Выдача документов из архива организации

Выдача документов, учетных регистров, бухгалтерской отчетности из бухгалтерии и из архива организации работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

Статья 26 Закона № 125-ФЗ обязует организации при наличии у них соответствующих архивных документов «бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством РФ».

Понятие пользователей архивными документами определяется пунктом 19 статьи 3 Закона № 125-ФЗ, в соответствии с которым к ним относятся «государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации».

Уничтожение или передача документов в архивы

Необходимо обратить внимание на то, что некоторые документы (лицевые счета работников, договоры, соглашения и др.) в Перечне, помимо указания срока хранения, помечены аббревиатурой «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия). Эта отметка означает, что «часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации».

Перечнем выделяются организации, являющиеся источниками комплектования архивов, и не являющиеся. К первым относятся государственные, муниципальные организации, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, а также негосударственные организации, с которыми заключены соответствующие договоры. Ко вторым относятся «организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы».

По истечении сроков хранения в архивах организаций-источников комплектования архивного фонда России документы, отобранные на государственное и муниципальное хранение, передаются в соответствующий архив.

Организации, документы которых приему в государственные и муниципальные архивы не подлежат — «уничтожают дела с истекшими по Перечню сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период».

Уничтожение документов оформляется актом, утвержденным руководителем организации.

Уничтожение документов, имеющих по Перечню срок хранения с отметкой «ЭПК», а также не предусмотренные Перечнем, должно согласовываться с архивным органом.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи (гибели).

При необходимости для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны, государственного пожарного надзора, МЧС и т.п.

Результаты работы комиссии должны быть оформлены актом, который подлежит утверждению руководителем организации.

Статьей 23 Закона № 125-ФЗ устанавливается, что «при реорганизации негосударственных организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами». Этой же статьей определено, что при ликвидации организации их документы, включенные в состав Архивного фонда РФ, документы по личному составу, а также документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между вышеуказанными сторонами.

Порядок изъятия документов

В соответствии с пунктом 8 статьи 9 Закона № 129-ФЗ
Выдержка из документа:

«Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием осно- вания и даты изъятия».

Ответственность за нарушение законодательства об архивном деле*

Статьей 27 Закона № 125-ФЗ установлено, что «Юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации».

В некоторых случаях организации могут быть согласно статье 111 НК РФ освобождены от ответственности за пропажу или гибель документов вследствие стихийного бедствия и других чрезвычайных обстоятельств (кража, пожар и т.п.). Однако следует иметь в виду, что вина организации в совершении правонарушения будет определяться в зависимости от вины ее должностных лиц, действия (бездействия) которых стали причиной совершения этого правонарушения.

* Подробнее о сроках хранения документов и последствиях их утраты

сдача документов в архив
Из статьи В.В. Патрова, доктора экономических наук, профессора СПбГУ

4.7. Порядок хранения бухгалтерских документов

Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необхо­димая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах, рекомендуемых Министерством финансов Российской Федерации или разработанных министерствами и ведомствами при соблюдении общих методологических принципов.

Информация о хозяйственных операциях, произведенных предприятием за оп­ределенный период времени, из учетных регистров переносится в сгруппированном виде в бухгалтерскую отчетность.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерская отчетность подлежат обязательному хранению согласно статье 17 Закона «О бухгалтерском учете» в тече­ние сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государствен­ного архивного дела, но не менее пяти лет. Ответственность за обеспечение сохран­ности в период работы с ними и своевременную передачу их в архив несет главный бухгалтер.

Для упорядочения количества издаваемых и получаемых документов рекомен­дуется вести номенклатуру дел.

Каждый полученный документ, пройдя обработку, подшивается в папку — дело. Все папки, находящиеся в подразделении, образуют номенклатуру дел. Список дел может быть оформлен следующим образом:

Количество дел в папке

индекс дела (номера на папке) может состоять из присвоенного под­разделению номера и внутреннего номера;

наименование дела (заголовок);

количество дел в папке (заполняется при формировании папки);

примечание (может указываться, на основании какого из перечней устанавливается срок хранения документов).

Первичные документы до передачи их в архив организации должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответст­венностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Сроки хранения документов в архиве предприятия определяются в соответствии с «Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности Госкомитетов, ми­нистерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения», утвержденным Главархивом СССР 15.08.88 (с изм. от 06.10.2000).

Типовых управленческих документов,

Образующихся в деятельности организаций,

С указанием сроков хранения

(утв. Росархивом от 06.10.2000)

Срок хранения «постоянно» применяется в соответствии с пунктом 2.4 Указаний.

Отметка «ЭПК» применяется в соответствии с пунктом 2.8 Указаний.

Порядок сдачи и подготовки в текущий архив бухгалтерских документов

В бухгалтерии организации скапливается большое количество документов. Согласно закрепленным в законодательстве нормативам, каждый из них имеет определенный срок и правила хранения. Чтобы избежать чрезмерного скопления бумаг, не позднее 3 лет после выхода их из текущего документооборота они сдаются в архив.

Подготовка документов к сдаче в архив включает несколько процедур:

  • первичная экспертиза ценности – определение сроков хранения, выделение бумаг к уничтожению, сортировка;
  • формирование дел;
  • оформление дел;
  • составление номенклатуры;
  • создание описи.

Сроки хранения документов

Бухгалтерские документы положено хранить не менее 5 лет с начала года, следующего за годом окончания их использования. Перечень документов со сроками хранения прописан в «Перечне типовых документов, образующихся в деятельности организации» (утвержден Росархивом от 06.10.2000 г.) и в постановлении ФКЦБ России от 16.07.2003 г. №03.33пс (для акционерных обществ).

Приведем некоторые документы и сроки их хранения:

  • квартальные отчеты, кассовые документы, журналы регистрации счетов и т.д. – 5 лет;
  • годовые отчеты, документы инвентаризации – 10 лет;
  • лицевые счета и расчетные ведомости по начислению заработной платы сотрудников – 75 лет. Формируются в отдельные дела и передаются в архив после увольнения сотрудника.

Формирование дел

В одну папку подшиваются документы по одному вопросу и с одним сроком хранения. Также разделяются годовые, квартальные и месячные отчеты. Хранению подлежат подлинники документов, при отсутствии такой возможности – заверенные копии (по одному экземпляру в деле).

Лицевые счета сотрудников формируются отдельно, документы в делах располагаются в хронологическом порядке. Месячные отчеты группируются по годам и располагаются в хронологическом порядке. Таким же образом формируются дела по переписке. Приложения подшиваются вместе с документом, к которому они относятся, даже если даты их составления отличаются.

Оформление дел

К каждому сформированному делу составляется опись содержащихся в нем документов с указанием общего количества (лист-заверитель). Все бумаги в деле обязательно нумеруются. На титульном листе папки указывается:

  • наименование организации;
  • индекс в соответствии с номенклатурой дел;
  • дата составления;
  • номер по описи;
  • срок хранения.

Опись дел, передаваемых на хранение, составляется при сдаче в архив. По делам, касающихся личного состава, составляется отдельная опись. Всего подготавливают 3 экземпляра: 2 из них остаются в архиве, один – в бухгалтерии.

Хранение бухгалтерских документов

Значительную часть документооборота организации составляют бухгалтерские документы. Если в ходе проверок будет выявлено, что нарушались условия их хранения или уничтожения, сотрудники бухгалтерии могут нести ответственность (гражданско-правовую, административную или уголовную). Поэтому необходимо точно знать, как правильно хранить бухгалтерские документы.

Какие документы нужно хранить в бухгалтерии?

Список обязательных к хранению документов регламентируется ст. 89 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ, ст. 50 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ и включает в себя:

  • бухгалтерские документы;
  • документы, содержащие данные о доходах и расходах организации;
  • налоговые документы;
  • первичные документы и бухгалтерскую отчетность;
  • документы с информацией о регистрации компании в налоговых органах;
  • данные о выплатах в ФСС, ФОМС, ПФР.

Какой срок хранения бухгалтерских документов в организации?

Для всех видов бухгалтерской документации строго прописаны сроки, в течение которых организация обязана их хранить. Они регламентируются следующими нормативными актами:

  • Налоговым кодексом РФ;
  • Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
  • Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
  • Федеральным законом от 24.07.2009 №212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»;
  • Письмами Министерства финансов России от 26 апреля 2011 года № 03-03-06/1/270 (О сроках хранения первичных документов, на основании которых определяется первоначальная стоимость амортизируемого имущества, в целях налогообложения прибыли), от 25 мая 2012 года № 03-03-06/1/278 (Налоговый учет: хранение документов, подтверждающих объем понесенного убытка) и от 30 марта 2012 года № 03-11-11/104 (О сроках хранения первичных документов индивидуальным предпринимателем, применяющим упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения в виде доходов);
  • Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры от 25.08.2010 №558.

Как долго хранить бухгалтерские документы?

  • Данные по налогообложению – четыре года с момента окончания налогового периода.
  • Регистры налогового учета и налоговую отчетность – пять лет после окончания периода.
  • Документацию по уплате страховых взносов в ФОМС, ФСС, ПФР, ведомости (расчетные и платежные), больничные листы, различные документы по выплатам – шесть лет после года последнего использования документа.
  • Срок хранения кадровой документации зависит от года ее создания: документы, созданные после 2003 года, хранятся 50 лет, до 2003 – 75 лет.
  • Документация по расчету заработной платы – пять лет после окончания года создания документа.
  • Журналы учета рабочего времени и табели – пять лет после окончания года принятия документа. Здесь существует дополнительное требование: если в них отражено время работы в опасных или вредных условиях, то сроки хранения составляют 50 лет для документов, созданных после 2003 года, и 75 – до 2003.

Как хранить первичные документы в бухгалтерии?

Для ответа на вопрос, как лучше хранить бухгалтерские документы, можно обратиться к законодательному акту п. 6.2. письма Министерства финансов от 29.07.1983 № 105. В нем указано, что бухгалтерская документация должна храниться в специальных помещениях, сейфах, шкафах. К их устройству также предъявляются определенные требования. Найти их можно в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

  • Для хранения бланков строгой отчетности используют специальные помещения либо металлические шкафы и сейфы, которые обеспечивают полную безопасность содержимого (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359).
  • Для хранения документов особой важности необходим сейф.
  • Банковские выписки, кассовые ордера и авансовые отчеты, а также все документы, относящиеся к ним, хранят в хронологическом порядке в переплетенном виде.
  • Для хранения других документов можно использовать закрывающийся шкаф или специальное помещение. Ответственность за них несет главный бухгалтер либо доверенное лицо.

Эти правила следуют из пунктов 6.2–6.4 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105, и пунктов 3.2 и 3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс.

Важно: бухгалтерскую документацию можно хранить в электронном виде. Это определено законодательством (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Это же относится к налоговым декларациям и регистрам налогового учета (ст. 80 НК РФ, ст. 314 НК РФ соответственно).

Санкции за неправильное хранение бухгалтерской документации

Бухгалтерские документы компании могут запросить такие органы, как: ФНС, ФСС, ПФР и трудовая инспекция. Если документы не будут предоставлены вовремя, то, как организации, так и ответственному лицу будет грозить штраф. Чтобы избежать подобных мер, необходимо точно знать, как правильно хранить бухгалтерские документы, где их хранить, в каких архивах.

Если по каким-либо причинам документы в ФНС не предоставлены, то за каждый документ организацию оштрафуют на двести рублей, а должностное лицо – на сумму от трехсот до пятисот рублей (п. 1 ст. 126 НК РФ и ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ соответственно).

В случае непредставления документов в ФСС или ПФР организация также будет оштрафована на 200 рублей, а должностное лицо – на 300-500 рублей за каждый документ (ст. 48 Закона № 212-ФЗ, п. 1 ст. 19 Закона № 125-ФЗ, ч. 3,4 ст. 15.33 КоАП РФ).

Если документы не были предоставлены трудовой инспекции, организации придется заплатить штраф от 30 до 50 тыс. рублей, должностному лицу – 1000-5000 рублей.

Сроки и порядок хранения бухгалтерских документов в организации, сдача в архив и ответственность

Федеральным законом от 02.03.2016 N 43-ФЗ внесены изменения в сроки хранения документов по личному составу работников. К таким документам относятся: приказы о приеме и увольнении, личные карточки Т-2, трудовые договоры, табели учета рабочего времени.

Раньше все документы по личному составу нужно было хранить 75 лет. Срок хранения документов, созданных до 2003 года, не изменился — 75 лет. Документы, созданные с 1 января 2003 года, хранятся в организации не менее 50 лет.

Помимо Перечня, сроки хранения некоторых видов документов установлены и в других нормативных актах. Так, в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ указано, что налогоплательщики (плательщики сборов) обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено НК РФ. В течение такого же срока, то есть четырех лет, налоговые агенты обязаны сохранять документы, необходимые для исчисления, удержания и перечисления налогов (подп.5 п.3 ст.24 НК РФ). Аналогичные выводы подтверждаются письмом Минфина России от 30 марта 2012 г. N 03-11-11/104.

Минимальный срок хранения документов бухгалтерского учета установлен также в пункте 1 статьи 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В ней говорится, что первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Началом срока хранения документов считайте 1 января года, следующего за тем, в котором они были составлены (приняты к учету) (абз.4 п.1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558). Например, если документ составлен в 2015 году, то срок хранения начинает исчисляться с 1 января 2016 года. Из этого правила есть два исключения.

Первое — это регистры, необходимые для вычета НДС. В частности, книга покупок и книга продаж, а также журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур. Начало срока их хранения определяйте с даты последней записи в них. Это следует из пункта 24 раздела II приложения 4, пункта 22 раздела II приложения 5 и пункта 13 раздела II приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. N 1137.

Второе исключение — документы, которые подтверждают первоначальную стоимость амортизируемого имущества. Срок хранения для них считайте с момента, когда перестали начислять амортизацию.

В законах об акционерных обществах и об ООО также есть перечень документов, которые нужно хранить обязательно (ст.89 Закона от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ, ст.50 Закона от 8 февраля 1998 г. N 14-ФЗ). К ним, в частности, относятся первичные документы, регистры бухучета и бухгалтерская отчетность.

Сроки и порядок хранения документов ООО нужно закрепить в уставе (п.2 ст.12 Закона от 8 февраля 1998 г. N 14-ФЗ).

А вот порядок хранения документов в акционерных обществах уже определен постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. N 03-33/пс, которое применяется с учетом приказа Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558.

В любом случае правила хранения не помешает прописать во внутренних документах организации, например, в Положении об архиве.

Информация о сроках хранения наиболее распространенных видов документов представлена в таблице.

Сроки хранения, установленные в Перечне, исчисляются не от даты составления документа, а с 1 января следующего года (п.1.4 Перечня). Исключение из этого правила предусмотрено для рабочего плана счетов бухгалтерского учета и других документов учетной политики организации. Их нужно хранить не менее пяти лет после года, в котором эти документы использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз (п.2 ст.29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

Документы бухгалтерского и налогового учета следует хранить даже после налоговой проверки. А если они утрачены, их необходимо восстановить. Об этом сообщил Минфин России в письме от 22.07.2013 N 03-02-07/2/28610, а Федеральная налоговая служба довела это письмо до сведения всех налоговых инспекций (письмо ФНС России от 15.08.2013 N АС-4-3/14759@).

При этом чиновники напомнили сроки хранения документов. Так, бумаги, служащие основанием для расчета налогов, подтверждающие доходы и расходы, нужно хранить как минимум четыре года (подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ). И даже если контролеры уже получали у вас оригиналы документов, а потом вернули обратно, они вправе запросить их снова.

Срок хранения бухгалтерских документов

Архив документов

Похожие публикации

Первичные учетные документы, бухгалтерская отчетность и аудиторские заключения по ней подлежат хранению. Расскажем, как, где и сколько нужно хранить архивы.

Сколько нужно хранить бухгалтерские документы?

По общему правилу срок хранения бухгалтерских документов составляет 5 лет, однако отдельные документы необходимо хранить в течение большего времени или постоянно. Сроки хранения бухгалтерской документации установлены в Налоговом кодексе РФ, Федеральном законе от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, а также в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Ведение бухгалтерского учета и хранение документов должны быть организованы руководителем предприятия.

Так, согласно Налоговому кодексу, налогоплательщик не менее четырех лет должен обеспечивать хранение бухгалтерских документов и данных налогового учета, которые необходимы для расчета и оплаты налогов, а также документов, которые являются подтверждением оплаты налогов, понесенных расходов и полученных доходов. Однако иной порядок предусмотрен, например, для документов, которые подтверждают полученный компанией убыток. Подтверждающие документы в данном случае необходимо сохранять в течение всего времени, пока сумма убытка не будет полностью погашена.

Перечень, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 года, содержит типовые архивные документы, а также сроки, в течение которых их стоит хранить. В таблице вы можете посмотреть сроки хранения бухгалтерских документов в организации. Все документы распределены по разделам. Так, в разделе 4 «Учет и отчетность» можно посмотреть сколько лет хранятся бухгалтерские документы: например, документы по лизингу имущества компании должны хранится бессрочно (постоянно), а переписка, в которой содержится информация по оказанию платных услуг, должна храниться 5 лет. В подразделе 4.1 «Бухгалтерский учет и отчетность» можно посмотреть также сроки хранения аналитических документов к бухгалтерской отчетности, документов учетной политики и других.

Как хранить бухгалтерские документы

Дела временного хранения, у которых время хранения составляет меньше 10 лет, обычно не отдают в архив бухгалтерских документов предприятия. Как правило, они остаются в структурных подразделениях организации, и как только сроки давности бухгалтерских документов истекают, уничтожаются. В обязательном порядке в хранение архива организации передаются бухгалтерские документы бессрочного (постоянного) и длительного хранения, которое превышает 10 лет.

Организации обязаны соблюдать порядок хранения бухгалтерских документов, обеспечивать сохранность документов в течение установленных законодательством сроков. Согласно законодательству, собственные архивы обязаны создавать только государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района.

Согласно законодательству, создание собственного архива для хранения документов является правом, а не обязанностью компании. Поэтому если у предприятия нет собственного архива, то возможно заключить договор о хранении документов с государственным муниципальным архивом. Организация имеет право выбрать для хранения своих документов любой государственный или муниципальный архив, а также музей или библиотеку. При этом целесообразно заключать договор с архивом, находящимся по месту фактического нахождения организации.

Создание архива бухгалтерских документов

Для хранения документов бухгалтерского учета организация имеет право создать собственный архив.

В зависимости от количества, объема документов, которое планируется хранить, можно создать архив как:

  • отдельное самостоятельное структурное подразделение компании;
  • подразделение в составе определенного отдела, например, отдела делопроизводства.

В зависимости от состава документов, которые подлежат передаче в архив на хранение (бухгалтерские и иные документы), могут быть созданы следующие типы архивов:

  • архив, в котором хранится управленческая документация;
  • научно-технический архив;
  • архив с аудиовизуальными материалами;
  • архив электронных документов.

При этом архив должен быть обеспечен отдельным помещением, отвечающим всем требованиям к архивохранилищу, укомплектован необходимым оборудованием и кадрами.

Как правильно архивировать бухгалтерские документы? Дела, которые включают в себя документы постоянного хранения или документы длительного хранения (которые должны храниться 10 лет и более), подлежат полному оформлению. Полное оформление представляет из себя:

  • подшивку или переплет дела;
  • постраничную нумерацию;
  • составление листа-заверителя;
  • создание внутренней описи документов (при необходимости);
  • заполнение реквизитов обложки дела (точное название организации, заголовок дела, регистрационного индекса дела и т.д.).

В отношении дел, которые хранятся менее 10 лет, стоит проводить частичное оформление: возможно не систематизировать документы в деле, не проставлять нумерацию и заверительные надписи.

Сколько лет и каким образом нужно хранить бухгалтерские документы в электронном виде? В отношении электронных документов применяются те же сроки хранения. Однако хранение электронных документов обладает некоторыми особенностями. Обязательно должны соблюдаться следующие условия:

В процессе хранения электронных бухгалтерских документов в архиве организации должен периодически производиться технический контроль физического и рабочего состояния носителей электронных документов. Контроль необходимо осуществлять не реже одного раза в пять лет. Если установлены какие-либо изменения состояния носителей, которые могут повлиять на сохранность информации, то по решению руководителя должна быть проведена работа по переносу электронных документов на новые носители.

  • в архиве предприятия должно храниться минимум два экземпляра каждой позиции электронных документов (экземпляры должны быть на разных устройствах);
  • в компании должны быть в наличии программное обеспечение и технические средства, которые предназначены для воспроизведения, копирования и другой работы с электронными документами;
  • необходимо обеспечить такую сохранность электронных документов, чтобы их потеря, уничтожение, попадание к посторонним лицам были полностью исключены.

Хранение бухгалтерских документов. Сроки хранения

Каждая организация и предприниматель обязаны хранить бухгалтерские документы. Этого требует статья 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Обеспечить хранение документов в организации должен ее руководитель. А индивидуальный предприниматель отвечает за это самостоятельно

Какие документы хранить обязательно

В законах об акционерных обществах и об ООО есть перечень документов, которые нужно хранить обязательно. К ним, в частности, относятся первичные документы, регистры бухучета и бухгалтерская отчетность.

Сроки и порядок хранения документов ООО нужно закрепить в уставе. А вот порядок хранения документов в акционерных обществах уже определен постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс, которое применяется с учетом приказа Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

В любом случае правила хранения не помешает прописать во внутренних документах организации, например, в Положении об архиве.

Срок хранения бухгалтерских докуменгтов

Хранение бухгалтерских документов осуществляется в течение срока, установленного законодательством, но не менее пяти лет. Сроки хранения первичных документов установлены в Налоговом кодексе РФ, Законе от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, а также в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

В статье 23 Налогового кодекса РФ говорится, что документы, необходимые для целей расчета налогов (в т. ч. бухгалтерские документы), организация должна хранить в течение четырех лет. Это требование относится ко всем документам бухгалтерского и налогового учета, необходимым для исчисления и уплаты налогов, в том числе и к документам электронных систем документооборота между банком и клиентами (в частности, системы »Клиент-Банк»). Соблюдать указанный срок организация обязана, если другие сроки не установлены законодательством. Аналогичные выводы подтверждаются письмом Минфина России от 30 марта 2012 г. № 03-11-11/104.

Вместе с тем, статье 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ сказано, что первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерскую отчетность, а также аудиторские заключения о ней нужно хранить в течение того периода, который установлен правилами архивного дела. Но не менее пяти лет. Сроки же хранения типовых архивных документов определены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Хранение бухгалтерских документов осуществляется в течение указанных сроков.

Аналогичные разъяснения есть в письме Минфина России от 22 июля 2013 г. № 03-02-07/2/28610 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 15 августа 2013 г. № АС-4-3/14759).

Таким образом, чтобы не быть наказанными за нарушение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, храните документы как минимум пять лет. Дольше – лишь те, для которых законодательством установлен больший срок.

Вот ситуации, когда стоит назначить особые сроки для хранения первички.

Вид документов Срок хранения Где об этом сказано
Документы, связанные с приобретенным амортизируемым имуществом (договор покупки, акт приема-передачи) Четыре года после того отчетного периода, в котором имущество списали с баланса или продали Статья 23 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270
Первичка за годы, в которых организация получила убыток в налоговом учете, в том числе от реализации имущества В течение всего периода, пока учитываете убыток при расчете налога на прибыль Статья 283 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России от 25 мая 2012 г. № 03-03-06/1/278
Документы, необходимые для списания безнадежной дебиторской задолженности (договоры с контрагентами, письма, платежки) Четыре года после того периода, в котором долг контрагента признали безнадежным. При этом срок хранения продлевается, если срок давности по обязательству прерывался и начал течь заново Пункт 1 статьи 23,подпункт 2 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса РФ, статья 203 Гражданского кодекса РФ

Началом срока хранения бухгалтерских документов считайте 1 января года, следующего за тем, в котором они были составлены (приняты к учету) (п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Например, если документ составлен в 2014 году, то срок хранения начинает исчисляться с 1 января 2015 года. Из этого правила есть два исключения.

Первое – это регистры, необходимые для вычета НДС. В частности, книга покупок и книга продаж, а также журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур. Начало срока их хранения определяйте с даты последней записи в них.

Второе – документы, которые подтверждают первоначальную стоимость амортизируемого имущества. Срок хранения для них считайте с момента, когда перестали начислять амортизацию (письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270).

Место хранения бухгалтерских документов

Хранение бухгалтерских документов осуществляется в специальном помещении, сейфе или шкафах (п. 6.2 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105). Рекомендации к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Однако соблюдать все требования, приведенные в этом документе, не обязательно.

Бланки строгой отчетности храните в сейфах, металлических шкафах или в специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359). Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами собирайте в хронологическом порядке и переплетайте.

Документы с грифом »коммерческая тайна» храните в сейфах. Остальные документы храните в специальных помещениях или в закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Есть вопрос!

Можно ли хранить документы в электронном виде?

Да, можно. По законодательству о бухучете первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных носителях или в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Регистры налогового учета также можно вести на бумажных носителях, в электронном виде и (или) на любых машинных носителях (ст. 314 НК РФ). Наконец налоговые декларации (расчеты) можно, а в некоторых случаях нужно сдавать в электронном виде.

А раз первичку, документы бухгалтерского и налогового учета, а также налоговые декларации (расчеты) можно составлять в электронном виде, то и хранить их можно в таком же формате. Распечатывать не обязательно. Единственное условие – такие документы должны быть заверены по всем правилам электронной подписью. Аналогичные выводы есть в письмах Минфина России от 22 августа 2012 г. № 03-02-07/1-202 и от 24 июля 2008 г. № 03-02-07/1-314.

По требованию контролирующих ведомств, в том числе налоговой инспекции, копии электронных документов придется распечатать и заверить собственноручно, прежде чем передать на проверку.

Передача документов в архив

Хранение бухгалтерских документов может осуществляться в архиве. В зависимости от объема документов архивом может быть как самостоятельное структурное подразделение организации, так и подразделение в составе службы делопроизводства (канцелярии, секретариата).

В архив передавайте документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Остальные бумаги, срок хранения которых не превышает 10 лет, храните в бухгалтерии. Пока не придет время их уничтожать. Чтобы передать бухгалтерские документы в архив, нужно сформировать дела. Перед сдачей на архивное хранение дело необходимо оформить окончательно, а именно:

  • составить внутреннюю опись;
  • составить лист-заверитель;
  • подшить (переплести) дело;
  • пронумеровать листы дела;
  • оформить обложку дела.

Такой порядок предусмотрен пунктом 3.4.2 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Сроки хранения документов в организации. Сколько нужно хранить бумаги, чтобы не нарушать закон?

ФЗ №125 от 22 октября 2004 года «Об архивном деле в Российской Федерации» (ФЗ №125) устанавливает обязанность организаций и индивидуальных предпринимателей хранить документы о своей деятельности (включая и бумаги по личному составу) в течение сроков, установленных законами и другими нормативными актами России. Также ФЗ №125 предусматривает возможность привлечения к гражданско-правовой, административной и даже уголовной ответственности лиц, виновных в нарушении законодательства об архивном деле. Для того чтобы избежать проблем в ходе ведения делопроизводства, нужно изучить установленные законом сроки хранения документов на предприятии.

Обеспечение условий сохранности

Статья 18 ФЗ №125 устанавливает, что архивные документы, находящиеся в частной собственности и принадлежащие организациям и индивидуальным предпринимателям, могут храниться ими самостоятельно или передаваться на хранение в специализированные учреждения, которые внесены в перечень учреждений осуществляющих функции по сохранности документации (архивы, библиотеки и другие).

Согласно ФЗ №14 от 8 февраля 1998 года «Об обществах с ограниченной ответственностью», все документы общества, предусмотренные законами и иными нормативными актами, а также уставом общества, решениями общих собраний и исполнительного органа предприятия должны храниться по месту нахождения единоличного исполнительного органа общества или в другом известном и доступном его участникам месте.

Общество по требованию участника или участников обязано обеспечивать доступ к данным документам. Бумаги должны быть представлены для ознакомления в помещении, где расположен исполнительный орган (директор) в течение трех дней с момента получения обществом требования об ознакомлении с документацией.

Наиболее частым вариантом обеспечения сохранности бумаг в организации является создание собственного архива. Оформляется решение об этом специальным положением, в котором указываются условия и порядок создания архивного отдела, ответственные за сохранность бумаг лица, порядок доступа к архивным бумагам, сроки хранения отдельных документов и многие другие организационные моменты.

Индивидуальный предприниматель чащ всего хранит документацию о своей коммерческой деятельности по месту своего жительства.

Сколько нужно хранить бумаги?

Сроки хранения документов определены Приказом Министерства культуры РФ №558 от 25 августа 2010 года «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Согласно данному нормативному акту сроки хранения документов могут быть обозначены следующим образом:

До минования надобности.

До замены новыми.

До ликвидации организации.

  • Конкретным количеством лет.
  • Постоянный срок хранения имеет очень большое количество документов. Наиболее распространенным среди них являются:

      Корпоративные документы (устав, протоколы общих собраний, решения единственного участника ООО, документы о правах на имущество организации (которое состоит на балансе), учредительный договор и другие документы).

    Годовая бухгалтерская отчетность.

    Книги доходов и расходов организаций и ИП применяющих упрощенную систему налогообложения.

    Переписка о разделе совместной собственности юридических лиц.

    Некоторые гражданско-правовые договоры (по лизингу организации, сдачи в аренду или купли-продажи земли, зданий, строений или сооружений, доверительного управления имуществом и другие).

  • Локальные нормативные акты организации.
  • До минования надобности коммерческие компании и ИП хранят:

      Законы и иные нормативные акты.

    Книги и журналы учета копирования баз данных, а также электронных носителей, содержащих сведения конфиденциального характера.

    Исполнительные листы работников.

    Образцы подписей материально ответственных лиц.

    Журналы учета работников совмещающих профессии.

    Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года (уточнение Приказа Министерства культуры РФ №558 от 25 августа 2010 года).

    До замены новыми в организации хранятся:

      Профильные Кодексы профессиональной этики.

    Базы данных по законодательным актам.

    Типовые и примерные номенклатуры дел.

    Перечни паролей персональных компьютеров, содержащих конфиденциальную информацию.

    Формы (альбомы форм) первичных документов и регистров бухгалтерского учета.

    Бланки форм статистической отчетности.

    Типовые нормативы по труду.

    Перечни профессий с тяжелыми, вредными или опасными условиями труда.

    Планы эвакуации людей и ценностей в случае аварии.

  • Списки детей работников организации.
  • До ликвидации организации хранить необходимо описи бумаг, предоставленных организацией на торги (аукцион, конкурс) при покупке земельных участков, зданий и другой недвижимости.

    Вообще при ликвидации предприятия основная часть его документов передается на постоянное хранение в государственные или муниципальные архивы. Однако, Приказом Министерства культуры РФ №558 от 25 августа 2010 года предусмотрено, что некоторые бумаги ликвидируемых организаций, которые не являются источниками формирования архивов, могут передаваться в архивы на основании проведенной архивным учреждением выборки организаций и документов.

    Конкретное количество лет (от одного года до 75 лет) хранения имеет подавляющее большинство документации организации:

      75 лет хранятся все бумаги по персоналу (приказы и распоряжения по личному составу, штатно-списочный состав, индивидуальные должностные регламенты, распорядительные документы по персоналу, лицевые карточки и счета работников и другие документы).

    45 лет хранятся документы (положения, протоколы) об аттестации рабочих мест работников не занятых на опасных и вредных производствах.

    15 лет хранятся бумаги, относящиеся к электронно-цифровой подписи (заявление на получение ключа ЭЦП, уведомление о его приостановлении и аннулировании, договоры с удостоверяющим центром, переписка о сертификатах ключа ЭЦП и другие), документы о востребовании имущества из чужого незаконного владения (иски, предписания, решения суда), переписка с зарубежными организациями по внешнеэкономической деятельности.

    10 лет хранится технико-экономический паспорт организации, переписка о передаче имущества в доверительное управление, хозяйственное ведение или оперативное управление, документация о состоянии защиты информации в организации, документы по продаже движимого имущества и залогу имущества организации.

  • 5 лет хранится большинство гражданско-правовых договоров (поручения, мены, проката, подряда между юридическими лицами) и многие другие документы.
  • Законодательство об архивном деле устанавливает возможность изменения срока хранения, определяемого конкретным количеством лет, на постоянный при условии, если необходимость такого изменения будет установлена эксперно-проверочной комиссией.

    Приказ Министерства культуры РФ №558 от 25 августа 2010 года – объемный нормативный акт, в который внесены сроки хранения самых различных документов, касающихся не только предпринимательской деятельности юридических лиц и ИП, но и государственной власти и муниципального управления. Мы привели лишь наиболее распространенные примеры сроков, в течение которых нужно хранить те или иные бумаги предприятий и ИП. Точные сроки лучше уточнять непосредственно в самом приказе.

    Будем благодарны вам за комментарии к данному материалу. Если вы не нашли ответ на свой вопрос или у вас есть замечания, пожелания, — напишите нам. Для нас очень важно ваше мнение!

    Порядок хранения документов бухгалтерского учета

    Для правильной организации хранения бухгалтерских документов, следовать нужно не только закону №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», но общероссийским стандартам для компаний, не входящих в государственный сектор. Это ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». В статье рассмотрим порядок хранения документов бухгалтерского учета.

    Нормы хранения бухгалтерских документов

    Порядок, по которому в компании ведется бухгалтерский учет и хранение документов бухучета утверждается руководителем. Это следует из закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (статья 7). Исходя из общих правил обработанные первичные документы, относящиеся к одному учетному регистру, подшивают в отдельную папку в хронологическом порядке. Например, кассовые или банковские документы. Хранение документов, которые попадают в бухгалтерию, создаются в ней и накапливаются, имеют различное назначение происходит в соответствии со статьей 29 указанного закона. Порядок организуют в соответствии со следующими нормами:

    1. Первичные документы, регистры бухучета, бухгалтерская отчетность, а также заключения о ней аудиторов хранятся в компании в течение срока, установленного правилами госархива, но не менее 5 лет после окончания отчетного периода.
    2. Учетная политика, экономстандарты и иные документы по организации и ведению бухучета необходимо хранить не менее 5 лет после окончания года, в котором документы были использованы в последний раз при составлении бухгалтерской или налоговой отчетности. Эти же требования установлены для средств, которые обеспечивают воспроизведение документов в электронном виде,а также проверку электронной подписи на подлинность.
    3. Компании обязаны обеспечить условия для безопасного хранения документов бухучета, а также защитить их от внесения изменений.
    4. В случае смены руководителя компании необходимо обеспечит передачу документов бухучета. Порядок, по которому происходит передача определяет компания самостоятельно.

    Порядок хранения документов бухгалтерского учета

    Важно! Первичка, учетные регистры, а также бухгалтерская отчетность до того, как произойдет передача их на хранение в архив, хранятся в специальных помещениях, либо в закрывающемся шкафу. Они находятся под ответственностью лиц, назначенных главбухом компании.

    БСО (бланки строгой отчетности) необходимо хранить либо в сейфах, либо в металлических шкафах. Также возможно их хранение в специальном помещении, которое позволяет обеспечить сохранность этих документов.

    ПКО (приходники), РСО (расходники), авансовые отчеты, выписки банка и относящиеся к ним документы хранятся подобранными, переплетенными и в хронологическом порядке. Отдельные документы, например, наряды на работы, рапорты смены и др., можно хранить без переплетения. Но они должны подшиваться в папку с целью исключения их потери или злоупотребления (Читайте также статью ⇒ Порядок исправления бухгалтерских документов).

    Сохранность первички, учетных регистров, бухгалтерской отчетности, а также их оформление и передача в архив находится под ответственностью главного бухгалтера. В зависимости от того, сколько составляет срок хранения документов, хранение может быть:

    • текущим (временным);
    • архивным.

    Под текущим или временным хранением понимают, что документы уже исполнены, но при возникновении некоторых обстоятельств могут вновь потребоваться для уточнения, изучения, а также повторного рассмотрения. Если документы снимают с текущего учета, то хранение уже будет архивным.

    ★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

    Порядок передачи документов в архив

    Бухгалтерские документы в обязательном порядке должны передаваться в архив на хранение. В зависимости от того, в каком объеме хранятся документы, архив может быть самостоятельным структурным подразделением компании, либо подразделением при службе делопроизводства. В архивы поступают дела, которые имеют постоянный или временный срок хранения (более 10 лет). Также возможно его формирование и на электронных носителях. В этом случае создается электронный архив.

    Порядок, по которому происходит сдача документов в электронный архив приводится в Правилах, утвержденных Минкультуры России №526. В электронный архив документы поступают уже после того, как их прекратили использовать при оперативной работе. Для отбора документов на электронных носителях создается экспертная комиссия. Экспертная комиссия, ведущая отбор электронных документов, передаваемых в архив должна следовать следующим критериям:

    • значимость документов, их полнота (завершенность);
    • полнота и достоверность документов;
    • отсутствие в документах дублирующей информации.

    При передаче в архив на хранение текстовых электронных документов они должны быть форматаPDF/A. Раз в 5 лет нужно будет проводить проверку состояния электронных носителей и возможности воспроизведения документов.

    Важно! Возможна передача документов в государственный или муниципальный архив по договору хранения.

    Сроки хранения документов

    Срок хранения исчисляется с первого числа первого месяца года, следующего за годом, в котором документ был исполнен. Например, в делопроизводстве было закрыто дело или в соответствии с приказом об увольнении окончено личное дело. Если документ составили в 2017 году, то срок начало его хранения исчисляется с 1 января 2020 года. Однако, из данного правила существуют два исключения:

    1. Регистры для вычета НДС (книга покупок, книга продаж, журнал учета счетов-фактур). Срок, с которого определяется их хранения устанавливается по дате последней внесенной в регистр записи.
    2. Документы, подтверждающие первоначальную стоимость амортизируемого имущества. Срок хранения определяется с момента прекращения начисления амортизации.

    Крайний срок для хранения документов, содержащих персональные данные работников компании равняется 75 годам с момента их создания. К таким документам относят трудовые и служебные соглашения, договора ГПХ, личные карточки работников, невостребованные личные документы (например, трудовые книжки, аттестаты, дипломы, удостоверения и свидетельства).

    Важно! В соответствии с законом №43-ФЗ, срок хранения документов, равным 75 годам относится к документам, которые созданы до 2003 года. Если документ создан после 2003 года, то срок хранения составляет уже 50 лет с момента их создания.

    Приказы по дисциплинарным взысканиям, ежегодным отпускам, учебным отпускам, по дежурствам и краткосрочным документам хранятся не менее 5 лет.

    Документы по исчислению и об оплате во внебюджетные фонды страховых взносов хранятся страхователем в течение 6 лет. После того, как указанный срок хранения истекает, документы необходимо уничтожить.

    Порядок уничтожения документов

    После того, как истечение срок хранения документов, они подлежат уничтожению. Это следует из Правил, утв. Приказом Минкультуры №526 от 31.03.2015. При этом уничтожение должно быть должным образом задокументировано. Это выгодно и для самой компании. Правильно составленные акты могут потребоваться в случае проверки или судебных разбирательств, если у компании запрашивают какие-либо документы (Читайте также статью ⇒ Форма Т-2. Личная карточка работника).

    Отбором документов для уничтожения занимается экспертная комиссия. В нее входят сотрудники компании, например, делопроизводитель, бухгалтер, секретарь и другие. Уничтожение документов сопровождается составлением акта. В него вписываются все реквизиты уничтожаемых документов. При этом однородные документы возможно указывать под общими заголовками и указывать по ним крайние даты. Например, для авансовых отчетов за 2010 год крайними датами будут 10.01.2010 – 31.12.2010.

    Документы могут быть уничтожены несколькими способами:

    1. Документы могут быть переданы на утилизацию. При этом передача на утилизацию оформляется накладной, в которой указывается дата передачи, вес документов и их количество.
    2. Документы можно уничтожить самостоятельно. Способ уничтожения может быть любым – сожжение, измельчение шредером и т.д. При этом выбранный компанией способ должен быть указан в акте.

    Ответы на распространенные вопросы

    Вопрос: Можно ли бухгалтерские документы с бумажных носителей переносить на электронные?

    Ответ: Согласно нового Стандарта, хранить документы первичного учета и регистры необходимо в том виде, в котором они изначально составлялись. То есть переводить документы на бумаге в электронные с целью хранения и создания архива запрещено.

    Ссылка на основную публикацию