Виды ошибок в СЗВ-М, как расшифровать коды и исправить ошибки

Как исправить ошибку в СЗВ-М и не попасть на штраф

Что изменилось в правилах по СЗВ-М

Унифицированная форма ежемесячной пенсионной отчетности по форме СЗВ-М знакома всем бухгалтерам без исключения. Отчет сдается в ПФ РФ уже более двух лет. С 01.10.2018 чиновники утвердили ряд нововведений в порядок подготовки и сдачи пенсионной отчетности. Ключевое изменение — скорректирован порядок предоставления отчетной информации в Пенсионный фонд. Теперь отчет считается сданным, если получено официальное уведомление от ПФР о его приеме. То есть если организация сдала отчет в срок (до 15 числа месяца, следующего за отчетным), но уведомление получено не было, то СЗВ-М считается несданным. В таком случае учреждению грозят штрафы за исправления в СЗВ-М — 500 рублей за каждое застрахованное лицо в непринятой отчетной форме.

Еще одно важное нововведение: Минтруд России разрешил споры, которые длились несколько лет. В Письме от 16.03.2018 № 17-4/10/В-1846 чиновники утвердили, что сведения по единственному учредителю компании сдаются в ПФР. То есть если в организации нет наемных работников, а числится только один гендиректор, который является единственным учредителем, то на него подают сведения в обязательном порядке.

Действующий порядок, утвержденный Приказом Минтруда от 21.12.2016 № 766н, скорректирован Приказом Минтруда России от 14.06.2018 № 385н. Изменения вступили в силу 01.10.2018.

Как теперь исправлять ошибки

Ошибки и неточности исправляются только в принятом отчете. То есть после получения уведомления от ПФР. Причем избежать штрафа в некоторых ситуациях не получится.

Например, учреждение при подготовке отчетности не указало в СЗВ-М сведения о вновь принятом работнике. В таком случае придется подать дополняющую форму. За такое нарушение представители Пенсионного фонда выпишут штрафные санкции. Оспорить это наказание практически невозможно.

А вот ошибки в Ф.И.О. или СНИЛС работника штрафами не грозят. Допустим, в мае бухгалтер обнаружил, что в СЗВ-М за апрель не указал отчество иностранного сотрудника, который устроился на работу в апреле. Как исправить ошибку:

  1. Подать в ПФР отменяющую форму.
  2. Направить дополняющий бланк.

Информация готовится только по тому сотруднику, в персональных сведениях которого была допущена неточность.

Ключевые правила заполнения отчетности и унифицированный бланк остались прежними. О них подробно мы рассказали в специальном материале «Сдаем отчетность: инструкция по заполнению СЗВ-М».

Коды ошибок ПФР

Контрольные цифры ИНН физического лица — это число, подсчитанное по алгоритму формирования контрольного числа ИНН.

Элемент ИНН застрахованного лица заполняется.

Указывается СНИЛС, содержащийся в страховом свидетельстве.

Указывается Ф.И.О., содержащееся в страховом свидетельстве.

Статус ИЛС в реестре застрахованного лица на дату проверяемого документа не должен быть равен значению УПРЗ.

Необходимо указать хотя бы один из элементов «Фамилия» или «Имя».

Проверяемый файл отправляется в виде корректно заполненного XML-документа.

Проверяемый файл не соответствует XSD-схеме.

Электронная подпись некорректна.

Элемент «Регистрационный номер». Указывается номер, под которым страхователь зарегистрирован как плательщик страховых взносов, с указанием кодов региона и района по классификации, принятой в ПФР.

Идентификационный номер налогоплательщика не соответствует данным ПФР.

При предоставлении сведений о застрахованных лицах с типом формы «исходная» не допускается наличие ранее предоставленных сведений с типом «исходные» за отчетный период, за который предоставляются сведения.

Период предоставления СЗВ-М — не ранее апреля 2016 года.

Для всех типов форм СЗВ-М отчетный период, за который подается форма, меньше либо равен месяцу, в котором проводится проверка.

Что будет, если отправить исправления до уведомления ПФР

Ошибку в отчетности исправляют двумя способами:

  • по собственной инициативе, то есть когда учреждение самостоятельно выявило неточность и направило корректирующую информацию в ПФР;
  • либо ошибку выявил ПФР, тогда неточность исправляется в течение 5 рабочих суток — вот сколько дней есть у компании, чтобы без штрафов исправить ошибки в СЗВ-М, по которым ПФР прислал уведомление.

Самостоятельно выявленные неточности исправляются только при соблюдении двух условий: отчет с ошибкой предоставлен своевременно и принят в Пенсионном фонде, организация самостоятельно направила корректирующую информацию в ПФР до уведомления. Вот как без штрафа исправить ошибки в СЗВ-М, если не указал сотрудника:

  1. Сформировать дополнительную отчетную форму по конкретному служащему.
  2. Отправить регистр в ПФР до 15 числа.

Если сдать СЗВ-М позже, штрафа не избежать.

Совет: формируйте и сдавайте отчетность по форме СЗВ-М раньше установленного срока (15 число месяца, следующего за отчетным). У организации появляется больше времени на исправление неточности и ошибки без применения штрафных санкций.

Если исполнитель ошибся в СНИЛС, всплывает код 30 (статус неточности — ВСЗЛ.Б-АНКЕТА.1.1). Специалисты ПФР примут бланк СЗВ-М, но не полностью, а частично. Корректировку надлежит исправить до 15 числа. Вот как подать новую, если СЗВ-М сдан в СНИЛС с ошибками и частично принят:

  1. Создать новый файл. Если в Пенсионный фонд предоставить тот же файл, система автоматически откажет в его приемке и обработке.
  2. Указать корректный СНИЛС работника и сверить его со страховым свидетельством.
  3. Сформировать новые отчеты с информацией о сотрудниках, по которым допущена ошибка.
  4. Отметить на титульном листе тип отчета «дополняющая».
  5. Отправить исправления до 15 числа.

Образец дополняющей формы СЗВ-М

Примерный образец, как подать дополняющую информацию в ПФР:

Подробнее о заполнении бланка читайте в статье «Как заполнить дополняющую форму СЗВ-М».

Что поменялось в СЗВ-СТАЖ

Изменения аналогичны. Теперь СЗВ-СТАЖ принимается работниками ПФР. До получения соответствующего уведомления о приемке отчетности информация не является сданной.

Изменений в бланке отчета или в порядке его заполнения утверждено не было. Сдавать отчет придется в электронном виде, если в организации трудятся 25 и более человек. Обязательно дождитесь официального протокола о приемке отчета, в противном случае организации выпишут штраф.

Как исправлять ошибки в СЗВ-М: чиновники пока сами плохо понимают

Как исправить ошибки в представленной форме СЗВ-М, и в какой срок необходимо представить уточнения? Каков порядок представления сведений о лице, информация о котором не была указана в первоначальной форме?

С II квартала 2016 года все работодатели без исключения должны ежемесячно отчитываться в ПФР путем представления сведений о каждом работающем у них лице, включая и тех, с кем заключены договоры гражданско-правового характера, предусматривающие начисление страховых взносов (п. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ (далее — Закон № 27-ФЗ)).

Что отражают в СЗВ-М

  • страховой номер индивидуального лицевого счета;
  • фамилию, имя и отчество;
  • идентификационный номер налогоплательщика (при наличии у страхователя данных об идентификационном номере налогоплательщика застрахованного лица).

Представлять сведения по форме СЗВ-М следует ежемесячно, не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом — месяцем (п. 2.2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

За непредставление в установленный срок либо представление неполных и (или) недостоверных сведений к страхователю будут применяться финансовые санкции в размере 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица (ч. 4 ст. 17 Закона № 27-ФЗ; информация ПФР от 24.03.2016).

Взыскание штрафа производится органами ПФР за счет денежных средств на счетах страхователя в банке (ст. 19 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ)), а при их недостаточности или отсутствии взыскание может быть обращено на имущество страхователя (ст. 20 Закона № 212-ФЗ; ч. 4 ст. 17 Закона № 27-ФЗ; информация ПФР от 08.02.2016).

Сведения представляют о каждом работавшем в отчетном периоде у страхователя застрахованном лице, то есть в форме СЗВ-М указывают данные о работниках, с которыми в отчетном периоде заключены, продолжают действовать или прекращены трудовые договоры, гражданско-правовые договоры, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг, договоры авторского заказа, договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательские лицензионные договоры, лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства.

Скачайте образец заполнения СВЗ-М.

Со сроками и порядком исправлений непонятно

При этом для поля «Тип формы (код)» предусмотрено указание одного из значений:

  • «исхд» — исходная форма, впервые подаваемая страхователем о застрахованных лицах за данный отчетный период;
  • «доп» — дополняющая форма, подаваемая с целью дополнения ранее принятых ПФР сведений о застрахованных лицах за данный отчетный период;
  • «отмн» — отменяющая форма, подаваемая с целью отмены ранее неверно поданных сведений о застрахованных лицах за указанный отчетный период.

Можно прийти к выводу, что:

1) для исправления ошибок, допущенных при представлении исходной формы, необходимо представить форму СЗВ-М с указанием кода «отмн» и одновременно подать форму с правильными сведениями с указанием кода «доп»;

2) для представления информации о застрахованных лицах, сведения о которых ранее ошибочно не были поданы (например, не отражена информация о застрахованном лице, выполняющем работы на основании ГПД, дата начала действия которого приходится на отчетный период, но оплата была осуществлена в следующем периоде), необходимо направить форму СЗВ-М с кодом «доп»;

3) для представления информации о застрахованных лицах, сведения о которых ранее ошибочно были поданы (например, в форме СЗВ-М были указаны лица, которым были осуществлены выплаты в отчетном периоде, но трудовые договоры с которыми были расторгнуты еще в прошлом периоде), необходимо подать форму СЗВ-М с кодом «отмн».

Что советуют чиновники

Отметим, что на официальном сайте ПФР приведена информация о порядке представления формы СЗВ-М. В частности, указано, что изменен подход к приему отчетности подразделениями ПФР. Отчетность не принимается в случае обнаружения критичных ошибок: нарушение целостности ЭЦП, ошибочно указанный регистрационный номер и ИНН. В таких случаях отчетность считается непринятой и страхователю направляется отрицательный протокол. Страхователь после исправления ошибок вновь обязан представить в ПФР форму СЗВ-М «Исходная».

В случае обнаружения в принятой отчетности ошибок, связанных с Ф. И. О. и СНИЛС, отчетность считается принятой, страхователю направляют положительный протокол. Вместе с положительным протоколом направляют протокол ошибок. Страхователь обязан предоставить по выявленным ошибкам (только по застрахованным лицам, по которым были допущены ошибки) сведения по форме «Дополняющая» в установленные законом сроки.

О каких именно сроках для подачи исправленных сведений идет речь, чиновники не указывают.

В то же время, страхователь вправе дополнять и уточнять переданные им сведения о застрахованных лицах (ст. 15 Закона № 27-ФЗ).

Так, определено, что в случае обнаружения ошибок в формах документов персонифицированного учета страхователь в двухнедельный срок со дня обнаружения ошибок представляет исправленные формы документов в ПФР и выдает застрахованному лицу копию уточненных индивидуальных сведений (п. 34 Инструкции, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 № 987н (далее — Инструкция)). Как мы видим, здесь речь идет об обнаружении ошибок самим страхователем (организацией). При обнаружении несоответствия между представленными индивидуальными сведениями и результатами проверки территориальный орган Фонда направляет страхователю уведомление об устранении имеющихся расхождений (п. 41 Инструкции). Последний в двухнедельный срок после получения этого уведомления представляет уточненные данные.

Что будет, если не исправить СЗВ-М

Следует обратить внимание, что если фирма самостоятельно выявила ошибку и предоставила достоверные сведения, а также если она исправила обнаруженные Фондом ошибки в двухнедельный срок, то ПФР не вправе применить к ней санкции (письмо ПФР от 14.12.2004 № КА-09-25/13379; определение ВАС РФ от 25.02.2013 № ВАС-1338/13 по делу № А63-12351/2011).

Отметим, что новые санкции добавлены (ч. 4 ст. 17 Закона № 27-ФЗ) в 2016 году, а потому судебная практика по их применению пока не сложилась. Однако полагаем, что выводы о неприменении штрафных санкций (ч. 3 ст. 17 Закона № 27-ФЗ) при самостоятельном выявлении ошибок в сведениях, поданных по форме СЗВ-М, или исправлении ошибок, обнаруженных территориальным органом ПФР в двухнедельный срок с даты уведомления, могут быть распространены и на нововведенные санкции (ч. 4 ст. 17 Закона № 27-ФЗ).

В то же время отметим, что официальных разъяснений, подтверждающих данный вывод, пока нет.

При этом чиновники при рассмотрении вопроса об исчислении сроков при представлении работодателями сведений персонифицированного учета в отношении работающих у них лиц исходили из того, что в случаях, когда отношения прямо не урегулированы законодательством, к таким отношениям, если это не противоречит их существу, применяется законодательство, регулирующее сходные отношения (аналогия закона) (письмо ПФР от 07.04.2016 № 09-19/4844).

Энциклопедия решений. Ошибки при оформлении СЗВ-М и их исправление

Ошибки при оформлении СЗВ-М и их исправление

Объем сведений, который подлежит включению в форму СЗВ-М, не значителен. Тем не менее, при ее заполнении могут быть допущены ошибки. Не все из них могут явиться основанием для отказа в принятии отчетности. Но любая допущенная ошибка при формировании указанной формы должна быть исправлена.

В зависимости от вида ошибки страхователь представляет в ПФР форму СЗВ-М с указанием в ней одного из следующих кодов:»доп» (дополняющая форма) или «отмн»- отменяющая форма.

— в дополняющей форме перечисляются только те застрахованные лица, которые изначально не были отражены в исходной форме;

— в отменяющей форме указываются сведения только о тех лицах, сведения о которых были ошибочно внесены в исходную форму и в связи с этим подлежат удалению.

То есть в отличие от привычного всем «классического» порядка представления уточненной декларации (расчета), которая представляется со всеми листами и приложениями, которые входили в первоначальный вариант, в том числе и те листы, которых не коснулись изменения, скорректированная форма СЗВ-М должна содержать сведения только о тех лицах, которые либо не были изначально представлены в форме, либо в отношении которых были допущены ошибки.

Если ошибки станут причиной отказа в приеме первоначальной СЗВ-М, то отчетность повторно представляется с типом «исходная».

Виды ошибок и соответствующие им типы форм, которые должны быть сданы в ПФР, представлены в Таблице.

Ошибки могут быть обнаружены как самим страхователем, так и органами контроля.

В последнем случае ПФР информирует страхователя о несоответствии между представленными сведениями и сведениями, имеющимися у ПФР, путем направления ему уведомления, которое может быть передано страхователю одним из следующих способов:

— лично под расписку;

— по почте заказным письмом. В этом случае датой вручения уведомления считается шестой день с даты отправления заказного письма;

— в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС).

Исправить ошибки и представить уточняющую форму с соответствующим кодом («доп» и (или) «отмн») страхователь должен в течение пяти рабочих дней (ч. 5 ст. 17 Закона N 27-ФЗ в ред. Федерального закона от 03.07.2016 N 250-ФЗ). Этот срок действует с 01.01.2017. До этой даты никаких ограничений по срокам сдачи дополняющих и отменяющих форм СЗВ-М не существовало.

При обнаружении ошибок самим страхователем исправить их и сдать уточняющие расчеты, как можно скорее, до обнаружения контролирующим органом, — в интересах самого страхователя.

Несоответствие Ф.И.О. и СНИЛС (по отдельным лицам)

Заполняется только на тех лиц, в отношении которых были допущены ошибки

В первичный отчет не включены сведения о работнике и (или) о лицах, выполняющих работы на основании гражданско-правового договора, дата начала действия которого приходится на отчетный период, а оплата будет осуществлена в следующем периоде

Заполняется только в отношении того лица, сведения о котором не были указаны в первоначальном отчете

Представлены данные на работника, уволившегося до начала отчетного периода

Например, в отчете за август указаны данные на работника, который прекратил трудовую деятельность в июле

Форма СЗВ-М с таким кодом подается только на работника, в отношении которого была допущена неточность

Ошибки в ИНН, СНИЛС, в написании фамилии, имени, отчества застрахованного лица (например, София вместо Софья, Наталья вместо Наталии)

Формы представляются одновременно и только на тех лиц, в отношении которых была допущена неточность.

В отменяющей указываются данные из исходной формы.

В дополняющей форме указываются правильные сведения

Нарушение целостности ЭЦП, ошибочно указанный регистрационный номер и ИНН страхователя

Форма представляется после исправления ошибок в ПФР

Пример 1. Исключение ошибочных данных

В результате сбоя работы программного обеспечения в СЗВ-М за октябрь попали сведения о сотруднике, который уволился в сентябре.

В отделение ПФР необходимо представить только отменяющую форму, указав в ней данные только по уволенному сотруднику.

Пример 2. Исправление ошибок

Кушинская София Антоновна была принята в организацию 31.08.2016 (СНИЛС 623401240175). ИНН представлен не был.

При внесении данных были допущены ошибки в имени работницы (Соф ь я вместо Соф и я). В результате СЗВ-М сформировалась с ошибками.

Ошибка в имени была выявлена в сентябре, после сдачи отчета. На момент обнаружения ошибки работница также представила и ИНН.

В рассматриваемой ситуации в ПФР следует представить 2 формы:

— «отменяющую» с указанием данных по этому работнику, ранее представленных в исходной форме:

— «дополняющую» с указанием правильных данных:

И в той, и в другой форме информация приводится только на сотрудника, данные по которому должны быть скорректированы (т.е. только на Кушинскую С.А.)

*(1) Вступило в силу с 08.01.2017. До этой даты формат представления был утвержден распоряжением Правления ПФР от 31.08.2016 N 432р.

Коды отчетных периодов для отчета СЗВ-КОРР: таблица

Какие коды отчетных периодов нужно указывать в новом отчете СЗВ-КОРР? Как обозначать эти коды? Приведем таблицу с кодами для персонифицированного отчета, предназначенного для корректировок.

Когда подают корректирующий отчет

Ответ по форме СЗВ-КОРР заполняют, когда требуется скорректировать сведения на индивидуальном лицевом счете физического лица. Страхователь передает в ПФР форму по своей инициативе в любое удобное время. Это предусмотрено пункта 4.1 приложения 4 к постановлению Правления ПФР от 11 января 2017 № 3п.
Форма СЗВ-КОРР может сдаваться с тремя типами сведений:

  • «ОТМН» – отменяющие, если нужно отменить уже сданные данные;
  • «КОРР» – корректирующие, если данные нужно поправить;
  • «ОСОБ» – особые, если сведения ранее не указывались.

Место для кодов

Форма СЗВ-КОРР утверждена постановлением Правления ПФР от 11 января 2017 № 3п. В самом начале этого бланка нужно указать коды отчетных периодов двух показателей:

  • отчетный период, когда подается бланк;
  • отчетный период, указывающий на то, сведений за какой период подлежат корректировке.

Таблица с кодами

Далее приведем таблицу с кодами отчетных периодов и поясним, как применять кодировку.

Таблица кодов для СЗВ-КОРР
N Отчетный период Календарный период (название)
код год
для отчетных периодов 1996 года
1. 3 1996 с 01.01.1996 по 30.09.1996
2. 4 1996 с 01.10.1996 по 31.12.1996
3. 1996 с 01.01.1996 по 31.12.1996
для отчетных периодов 1997 — 2000 гг.
4. 2 гггг с 01.01.гггг по 30.06.гггг
5. 4 гггг с 01.07.гггг по 31.12.гггг
6. гггг с 01.01.гггг по 31.12.гггг
для отчетных периодов 2001 года
7. 2 2001 с 01.01.гггг по 30.06.2001
8. 4 2001 с 01.07.гггг по 31.12.2001
9. 2001 с 01.01.гггг по 31.12.2001
10. 5 2001 с 01.01.гггг по 31.03.2001
11. 6 2001 с 01.04.гггг по 30.06.2001
12. 7 2001 с 01.07.гггг по 30.09.2001
13. 8 2001 с 01.10.гггг по 31.12.2001
14. 1 2001 с 01.01.гггг по 30.09.2001
15. 3 2001 с 01.04.гггг по 30.09.2001
16. 9 2001 с 01.04.гггг по 31.12.2001
для отчетных периодов 2002 — 2009 гг.
17. гггг с 01.01.гггг по 31.12.гггг
для отчетных периодов 2010 г.
18. 1 2010 1 полугодие 2010
19. 2 2010 2 полугодие 2010
20. 2010 весь год 2010
для отчетных периодов 2011 — 2013 гг.
21. 1 гггг с 01.01.гггг по 31.03.гггг
22. 2 гггг с 01.04.гггг по 30.06.гггг
23. 3 гггг с 01.07.гггг по 30.09.гггг
24. 4 гггг с 01.10.гггг по 31.12. гггг
25. гггг с 01.01.гггг по 31.12.гггг
для отчетных периодов с 2014 года
26. 3 гггг с 01.01.гггг по 31.03.гггг
27. 6 гггг с 01.04.гггг по 30.06.гггг
28. 9 гггг с 01.07.гггг по 30.09.гггг
29. гггг с 01.10.гггг по 31.12.гггг
для отчетных периодов с 2017 года
30. гггг с 01.01.гггг по 31.12.гггг

Как применят эти коды показано на примере ниже, когда нужно было скорректировать сведения за апрель 2016 года, а отчет подавался в 2017 году.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Ссылка на основную публикацию